Salut à tous!
Et voilà, ça y est, nous sommes à J-2 du départ ! Il est donc temps de vous donner toutes les informations qui concernent le départ. Je sais, c’est long mais merci de bien tout lire, INFORMATIONS IMPORTANTES !!
Margot et Antoine, c’est aussi pour vous : vous pouvez aller directement à « Pendant ce temps-là… »
Donc, comme vous l’avez compris, c’est moi la chef de convoi au départ de Paris. Voilà en gros le déroulé de notre voyage :
Tout d'abord, le départ est prévu à 14h57 en gare de Paris gare de Lyon et le rendez-vous donné aux familles est à 13h30.
Je vous demande donc d'être là à 13h00 pétantes, afin de préparer l’accueil des familles (surtout qu’il y a toujours des parents en avance). Le lieu de RDV se situe dans le hall 3 (sous les voies), au fond de la salle méditerranée, direction parking Chalon face au magasin Relay, à proximité de la sortie Place Henri Frenay.
Et on n’oublie pas le beau, le magnifique, le sublime *T-shirt Telligo!!*
Pour Octave : malheureusement pour toi, tu dois être là-bas à 10h19 pour récupérer Merlin LOMPECH qui est déposé par Kevin COCHET (n° de téléphone au cas où : 07 80 03 13 21). Le point de rendez-vous est fixé dans la salle méditerranée, au point info en face de l'accès aux quais A-C.
Ensuite, pour l'accueil des parents, chacun aura un rôle à tenir :
Justine, tu seras chargée de la feuille de pointage. Tu cocheras les enfants au fur et à mesure de leur arrivée sur le listing que je te donnerais. Attention, c'est toi que les parents viennent voir en premier! Il faut donc que tu ailles au-devant d'eux, tu les orienteras ensuite vers Octave (fiches sanitaires).
Octave, en tant qu'assistant sanitaire, tu relèveras les fiches sanitaires ainsi que les recommandations sanitaires. Si les parents ont oublié la fiche sanitaire, je t'en donnerais des vierges pour qu'ils puissent rapidement en remplir une (Demandes-leur de t'envoyer par mail la photocopie du carnet de vaccination si ils ne savent pas remplir cette partie). Tu pointeras également les enfants sur un listing que je donnerais. En ce qui concerne les médicaments, demandes aux parents de les laisser dans la valise avec l'ordonnance (s'ils n'ont pas l'ordonnance, idem demandes à ce qu'ils te l'envoient par mail). Lorsqu'un parent vient te voir, assures-toi qu'il a bien vu Justine (pointage) avant. Tu l'envoie ensuite à Alexis (argent de poche).
Alexis, en tant que M. argent de poche, tu seras chargé de récupérer l'argent de poche des enfants. Tu mettras l'argent dans les enveloppes Telligo que je te donnerais. Attention, notes bien le nom et le montant dessus. Ensuite, demandes aux parents de remettre l'enveloppe dans la valise. Tu pointeras également les enfants et le montant sur un listing que je te donnerais. Lorsqu'un parent vient te voir, assures-toi qu'il a bien vu Justine (pointage) et Octave (fiches sanitaires) avant. Tu l'envoie ensuite vers Amy ou Alexandre (étiquettes).
Amy et Alexandre(bienvenue à toi dans l’équipe, d’ailleurs ^^), vous serez chargés de donner une étiquette et une petite carte contenant les infos du séjour à chaque parent. On donne une seule étiquette à chaque enfant et pour la valise uniquement (il n'y en a pas assez pour les sacs à dos), même s'il y a déjà une autre étiquette. Vous vous assurez en même temps qu'ils ont bien vu Justine (pointage), Octave (fiches sanitaires) et Alexis (argent de poche). Si ce n'est pas le cas, ne leur donnez pas d'étiquette! L'étiquette va permettre de visualiser les parents qui sont passés voir tout le monde. Vous en profitez pour regrouper tout le monde dans un coin. Vers 14h00, Amy, tu iras vérifier le n° de la voie de notre train. Normalement, il y aura quelqu’un de Telligo ou de la SNCF qui viendra vers nous pour nous le dire mais on ne sait jamais. S'il y a des retardataires, tu les appelleras pour savoir où ils en sont. Ensuite, en fonction, tu leur donneras le n° de train (6619), de voie et de voiture (
pour qu'ils nous retrouvent directement devant ou tu les attendras au point de RDV pour les accompagner jusqu'au quai lorsqu'ils arrivent.
Pour ma part, je coordonne le tout, gère le temps et je donnerais le signal du départ vers le train.
Pour se rendre au train : On a de la chance, tout le monde est regroupé dans une seule voiture! (A quelques places près qui sont à l’autre bout du train, ça veut dire que quelques anims resterons debout.) A mon signal, on se dirigera tous vers la voiture 8. Je porterais le drapeau pour que tout le monde me voie bien.
Vous pouvez aider les plus jeunes avec leur valise mais ne restez pas tous derrière, répartissez-vous bien. Amy restera (un peu) au point de rendez-vous pour attendre les derniers retardataires. Ensuite Justine, tu feras monter et placeras les enfants dans le train pendant qu’Octave, Alexis et Alexandre chargeront les valises (beh ouais, il faut du muscle
). Justine, tu feras également l'appel des enfants une fois tous montés dans le train. Attention! Pas de parents dans le train, le dernier bisou se fait sur le quai!
En gare de Lyon part dieu: C’est là que ça se complique. ^^ On arrivera normalement à 16h56. Telligo veut qu’on prenne le car ensuite à 17h00. Cela veut dire qu’on descende tous les enfants et les valises, qu’on récupère 13 enfants et 2 anims et qu’on aille jusqu’au parking bus, tout ça en 4 minutes ! Concrètement, c’est impossible, donc le bus nous attendra. Mais du coup on se dirigera directement vers le parking bus.
*Pendant ce temps-là… *
En gare de Lyon Part Dieu, il nous faut récupérer 13 enfants.
Antoine, tu arrives de Strasbourg avec 1 enfant à 12h56. Plus que 12.
A 12h56 également (c’est possible d’ailleurs que ce soit le même train mais bref), arrive de Metz Lilian FERRETI. Antoine, tu es chargé de le récupérer. Il est accompagné par Marie PERNET (n° de téléphone au cas où : 06 17 25 50 31). Plus que 11.
Margot, tu arrives de Toulouse avec 8 enfants à 14h52. Retrouvez-vous avec Antoine. Plus que 3.
Les 3 enfants qui restent sont amenés en gare par leurs parents. Antoine et Margot, vous serez donc chargés de réceptionner ces 3 enfants. Je propose que Margot, tu restes avec les 10 enfants, à l’ombre et hydratés
, et qu’Antoine, tu ailles au-devant des parents. Mais vous pouvez échanger si vous préférez. Je n’ai pas le point de rendez-vous exact mais normalement c’est au parking bus. Les 3 enfants à réceptionner sont Benoît CHARRETON, Luther JOLY et Amandine VALTRE. Penses à récupérer fiche sanitaire et argent de poche également.
On arrivera de Paris à 16h56 pour vous prêter main forte et on embarquera tous pour 2h00 de car, arrivée à 19h00 sur le centre !
Voilà en ce qui concerne le voyage!
Pour info et rappel : Les parents ont toujours plein de questions à poser sur le séjour auquel ils confient leur enfant! Pour être préparé, voici une petite liste non exhaustive de questions-réponses sur le séjour (attention, on n'invente rien si on ne sait pas ^^).
La répartition fille/garçons sur le séjour ? Nombre de jeunes ? La répartition par âge ?
40 garçons pour 15 filles, majoritairement des 11-12 ans.
Comment joindre son enfant sur le séjour (MEL, mail, courrier, pas de cabine tel) > il pourra utiliser son téléphone portable ?
Les parents pourront joindre les enfants par mail, courrier (cf carte) prendre des nouvelles sur la MEL chaque soir, et votre enfant pourra vous appeler depuis son portable ou avec le portable Telligo en dehors des temps d'activité.
L'heure du coucher ? 22h30
Lavage des vêtements ? Oui en milieu de séjour.
A partir de quand les photos seront en ligne ? Les photos c'est bien tous les jours ? Comment je pourrai les récupérer ? Vous ferez un cd à la fin ?
MEL chaque soir à partir de ce soir. Tous les jours sauf s’il y a un problème de connexion Internet. Pas de cd à la fin, mais vous pouvez les récupérer sur le site.
Quelle est l'heure d'arrivée du groupe sur le centre ? Le temps en train ? En car ?
Le trajet dure environ deux heures jusqu'à la gare de Lyon part dieu puis nous prendrons un car jusqu'à Franclens (environ 2h00 de route...eh oui); arrivée vers 19h00 sur le centre, les parents seront informés de notre arrivée par un sms.
Comment sont organisées les chambres? Combien d'enfants par chambre? Pourra-t-il être avec son ami?
Chambres sur le centre de 3 à 6 lits avec sanitaires dans les chambres, réparties par âge. Les enfants pourront choisir leur chambre en respectant la différence d'âge; si vous avez inscrits plusieurs enfants en même temps et que vous avez demandé à ce qu'ils restent ensemble, ils seront dans la même chambre.
Comment est le domaine skiable? Le chalet est-il à proximité des pistes? Y aura-t-il des cours ESF?
70km de pistes, grande variété de pistes, 2550m point culminant. Le chalet est au pied des pistes. Les séances ESF sont prévues chaque jour de 15h à 17h, avec un passage d'insigne en fin de séjour.
Quelle sera la METEO?
Soleil et températures autour de 30°C…
Voilà!
Merci d’avoir lu jusqu'au bout et désolée pour ceux qui connaissent déjà tout par cœur ^^
Un truc tout bête mais qu’on oublie souvent : pensez à prendre des stylos !
Et on n'oublie pas le T-shirt Telligo!! Non, sérieusement, sinon je vous fais porter un truc encore plus moche et encore plus jaune !
Merci de me répondre par mail pour signifier que vous avez bien lu le mail et compris votre rôle. J
A lundi en pleine forme!!!
Rosane
Sujet: Départ!!! (IMPORTANT) 
Sam 4 Juil - 17:30